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稳中求胜 | 罗宾逊全球物流实现自动化差旅费用管理流程

2020/5/18 13:58:53 来源:中国物流行业网

积攒纸质发票、手动提交报销一直是拖慢工作效率,影响员工体验的因素之一。尤其对于企业财务人员来说,每当报销日来临,整理员工提交的纸质发票、核对报销单据,制作费用报告都是令人十分头疼的事。以往众多企业都会面临的问题,如今对于罗宾逊全球物流来说,轻而易举便可以完成。凭借SAP Concur费用管理解决方案,罗宾逊全球物流摆脱了纸质发票和手动报销带来的困扰,费用审批流程可在线上轻松完成,既易于核算数据,又保证了报销和费用管理流程的合规性。

稳中求胜 | 罗宾逊全球物流实现自动化差旅费用管理流程

罗宾逊全球物流有限公司于1905年成立于美国,是全球最大的第三方物流供应商之一。公司在亚太地区的主要业务涵盖海运、空运、陆路运输服务、合同物流、行业物流解决方案和全球货运服务,涉及大中华、韩国、新加坡、马来西亚等多个国家,在职员工超过1,500名。2006年,罗宾逊全球物流在中国成立办公室,致力于为中国企业提供出色的物流服务。

罗宾逊全球物流内控高级经理Greta Chen表示:“手动提交纸质票据一直影响着员工报销和财务审批的效率。部署SAP Concur费用管理解决方案后,财务同事可以线上统一审批员工报销,减少纸质票据带来的流程慢、易出错等困扰,实现了差旅费用流程自动化。不仅提高了工作效率,还增强了差旅费用管理流程的合规及透明度,帮助管理层基于准确的数据做出最佳分析和决策。”

物流讲究快和稳,财务流程不能拖后腿

据统计,除主营业务支出外,罗宾逊全球物流有15%的差旅费用支出来自销售及行政支出,其庞大的员工群体以及遍布全球的生态圈,需要员工填报大量的报销和出差申请。但罗宾逊全球物流过去采用传统手动报销及分散式财务管理模式,难以满足内部大批量处理补贴和差旅报销的需求。对此,罗宾逊全球物流需要借助数字化工具优化其财务管理模式,以解决以下挑战:

落后的手动填报报销流程降低财务合规性:罗宾逊全球物流以往采用的是手工填报,员工在填写费用类型时随意性较大,同时后端财务同事也可能发生同类型费用录入标准不统一,导致核算时数据口径不一致。此外,员工缺少对报销费用所需支持性附件的统一指引,同类费用可能支持性附件有所不同,因此导致财务合规性不高。

稳中求胜 | 罗宾逊全球物流实现自动化差旅费用管理流程

审批流程不统一,难以核算和统计数据:管理层常面临大量的纸质单据等待审批的情况,并且可能会因为出差等原因延误审批。企业内部也缺乏使用统一的报批规范,管理层难以根据费用金额的大小和风险的高低实施相应的管控方案。此外,在处理异常情况时,管理层与财务部门容易出现标准不一致的现象。

分散式财务管理模式,降低差旅费用流程的透明度:较为分散的财务管理模式对应各个负责人的职能也相对分散,并且人力资源将多用于重复性的工作,易产生不合规行为。而纸质单据的使用,对任何层级的员工缺少透明度,更不利于合规性检查。

稳中求胜 | 罗宾逊全球物流实现自动化差旅费用管理流程

SAP Concur自动化解决方案,打造全新智慧费用管理流程

跟随美国总部的部署方案,罗宾逊全球物流在北亚及东南亚地区发展数字化管理流程中也选择了SAP Concur,以自动化和规范化的费用管理流程,提高内部财务流程的工作效率,提升费用报销合规性。

自动化审批流程,提高员工效率:SAP Concur费用管理解决方案采用人工智能和机器学习等最新技术,简化罗宾逊全球物流从系统实施到提交费用报告的整个支出管理流程。在部署SAP Concur之后,罗宾逊全球物流实现费用流程自动化。以往漏洞百出的手动报销和提交费用申请过程如今均可以在系统中完成,而纸质票据也可以替换为电子发票,员工仅需要在系统中上传单据并提交,财务人员便可直接查阅,省时又省力,提高了整体员工的工作效率和使用体验,让他们有更多的时间专注于服务客户和业务拓展。

部署自动化工具的好处同样适用于审批流程。财务人员可基于规范化的报批流程,在系统中统一批量处理员工报销和差旅申请单;还可以线上保存单据,避免因纸质单据产生的审批错误;此外, SAP Concur成功将罗宾逊全球物流内部的费用报销集中化管理,由专门的财务人员检查员工报告,统一安排付款,保证了流程的透明与合规,从而提高报批效率。以往需要花费至少一个月才能完成的审批流程,现在只需两周即可完成。

稳中求胜 | 罗宾逊全球物流实现自动化差旅费用管理流程

数字化运营及管理,加强企业信息化水平:SAP Concur可以帮助罗宾逊全球物流收集和连接数据孤岛,整合企业的支出数据,将所有的数据整合到单一视图中,从而更有效地管理预算,提高预测准确性。财务管理人员可在系统中实时自动化生成费用报告,保证数据可靠性及准确性的同时,便于管理层依靠详细正确的数据做出最佳决策。

2020年初的疫情对物流行业影响甚大,数字化转型成为企业产业升级的必由之路。但数字化也不是一蹴而就的,需要循序渐进地开展。罗宾逊全球物流先在企业内建立数字化意识,引进像SAP Concur这样的云端解决方案,将费用管控转为信息化、数字化的管控,让整个运作流程更加透明化、可视化,进一步提高企业的整体信息化水平,提升自身数字化管理的优势,规避因手动操作带来的风险。

稳中求胜 | 罗宾逊全球物流实现自动化差旅费用管理流程

透明化费用管理,提高财务合规性,降低成本支出:众所周知,差旅及相关费用是除工资以外的第二大可控成本,而罗宾逊全球物流从占销售及行政支出15%的差旅费用入手,自动化费用管理并大幅提高差旅政策的透明度。自使用SAP Concur至今的两年里,罗宾逊全球物流因差旅所产生的费用支出呈现逐年下降趋势;此外,数据分析技术为管理层提供了更加清晰、可靠的数据,而统一的审批流程也帮助罗宾逊全球物流加强了费用开支的合规性,实现了真正意义上的可管可控。

稳中求胜 | 罗宾逊全球物流实现自动化差旅费用管理流程

罗宾逊全球物流亚洲财务总监Keat Wong表示:“数字化的财务流程是罗宾逊全球物流财务发展的必然趋势。SAP Concur为我们提供了能满足需求的智慧化费用管理方案,凭借其突出的自动化技术,助力打造更加集中、统一、透明、合规的费用管理流程,且与我们重视全球数字化进程的理念不谋而合。

关于SAP Concur

SAP® Concur® 是全球领先的差旅管理、费用报销和对公支付整合解决方案品牌,我们致力于简化相关流程并不懈推进自动化。倍受好评的SAP Concur移动应用让每次商务旅行轻松便捷,将数据同步到费用报告,并自动审批对公支付。通过整合近乎实时的数据,由人工智能对100%交易审计稽查,企业能准确获取开支信息,无需担心预算盲点。SAP Concur解决方案能消除过去的繁琐任务,让现在工作更简捷,助力企业实现卓越运营。请访问concur.cn了解更多。

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